Każdy pracodawca, zatrudniający na umowę o pracę, ma obowiązek założenia teczki z dokumentami pracownika. Jest to imienna teczka do akt osobowych, która powinna być sukcesywnie uzupełniana. Wymogi w tym zakresie są określone, konkretnymi przepisami a ich nieprzestrzeganie traktowane jest jako wykroczenie.
Dane o pracowniku potrzebne do akt osobowych.
Od 1 stycznia 2019 roku dane osobowe pracownika powinny być podzielone na cztery części. Każdy pracownik musi posiadać odrębną dokumentację. Do jej prowadzenia przydaje się teczka do akt osobowych. Jej wygląd różni się od innych teczek biurowych. W sklepie Biuro Druk Serwis można znaleźć teczki w kilku kolorach, które na froncie mają napis Akta Osobowe. Wykonane z PCV, są w środku wyposażone w cztery zapinki do akt osobowych. Dzięki temu łatwiej znaleźć konkretne dokumenty. W jaki sposób należy dzielić informacje, dotyczące pracownika?
Oświadczenia i dokumenty.
Każda teczka do akt osobowych dzieli się na kategorie danych, ukryte pod literami A, B, C, D. W części A powinny znaleźć się wszystkie dokumenty, dotyczące ubiegania się o konkretne stanowisko. To także miejsce na skierowanie na badania i orzeczenia lekarskie, które dotyczą badań wstępnych, okresowych i kontrolnych, także tych z poprzednich okresów zatrudnienia. Część B to wszystkie dokumenty, dotyczące zatrudnienia pracownika. Muszą się w niej znaleźć umowa o pracę, zakres czynności, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy. W tej części teczki lądują także informacje o szkoleniach BHP, kursach, warsztatach, urlopie macierzyńskim.
Odpowiedzialność porządkowa.
W części C teczka do akt osobowych zawiera wszystkie informacje, związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Muszą się w niej znaleźć również kopia wydanego świadectwa pracy, dokumenty dotyczące ewentualnego niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, potwierdzenie czynności w związku z postępowaniem egzekucyjnym. Ta część akt zawiera także specjalną umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Ostatnia część dokumentacji jest najmniej przyjemna dla pracownika. Zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz wszystkie dokumenty, w których jest informacja o ponoszeniu odpowiedzialności porządkowej.
Wszystkie akta pracownicze należy przechowywać przez 10 lat od momentu ustania stosunku pracy z daną osobą. Dużym ułatwieniem dla pracodawcy jest fakt, że wymagane dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej.
